Kantoorinrichting + stoelen

Eind jaren 90 was het inrichten van kantoren met flexwerkplekken een hype. 

In een 100% flexwerk kantoor heeft niemand een eigen werkplek. De werknemer haalt s'ochtends zijn spullen uit zijn kluisje in de hal, (beter zijn de mobiele containers, een soort kastjes op wielen met handgreep.) wandelt naar een lege werkplek, logt zijn notebook in op een dockingstation en gaat aan het werk

ANALYSEER DE SITUATIE.
FLEX-werkplekken kunnen niet overal toegepast worden. Zolang het niet uitmaakt waar de werknemer zit en op het netwerk inlogt, is er geen probleem. Anders wordt het als twee personen in nabijheid moeten samenwerken. Ook is het lastig als collega's die elkaar in hun werk nodig hebben op verschillende dagen werken.
Ook zijn sommige werknemers plaats gebonden,bijv doordat ze altijd dichtbij een bepaalde kantoor-,/archiefkast moeten zitten.
Ook kan het afleveren van goederen, aan steeds op andere plaatsen werkende mensen, voor  logistieke problemen zorgen.

Een ander aspect waar, bij flexwerken goed over nagedacht moet worden is de privacy, zowel van de werknemer als van klanten. Is het acceptabel dat de flexwerker bij een belangrijk telefoongesprek of het intypen van vertrouwelijke teksten 'op de vingers' wordt gekeken? .
Ook de klant wil privacy. Meeluisteren, hinderlijke blikken of storende bijgeluiden van collega's zijn doorgaans ongewenst.

In het flex-kantoor kunnen daarvoor natuurlijk wel aparte privacy- en stiltegebieden gecreëerd worden.

INTENSIEVER GEBRUIK VAN DE WERKPLEKKEN.

verweeg eerst een tussenoplossing, nl. IIntensivering van de werkplek.
Er is een duidelijk onderscheid tussen het intensiever gebruiken van werkplekken en het creëren van flexplekken. Het intensiever gebruiken van werkplekken komt in aanmerking als:

1. het puur om leegstand van bureauplekken gaat;
2. er geen verhuis- of verbouwplannen in het verschiet liggen;
3. de aard van het werk een vaste en/ of herkenbare locatie vereist;
4. de ICT niet aansluit op flexwerken.

Het intensiveren van het gebruik van werkplekken is veel goedkoper dan het realiseren van flexplekken. Alles kan bij het oude worden gelaten. Er zal enkel goed gepland moeten worden om die werkplekken ook echt voor 80-100% gevuld te krijgen. Dat betekent dat met parttimers en krachten die een deel van de week buiten de deur actief zijn goede afspraken moeten worden gemaakt en er een onderbouwend aannamebeleid gevoerd moet worden. Een aanvullend alternatief kan telewerken zijn. Thuiswerkers bezetten immers ook geen kantoorplekken. Officemanagers/facilitymanagers krijgen dan te maken met het ARBO-beleid t.a.v. de inrichting van thuiswerkplekken, de supervisie over dit thuiswerk, de verbinding en beveiliging van de netwerklinks van thuis naar kantoor en de daaruit voortvloeiende kosten.
Helaas zijn er slechts weinig kantoren van huis uit geschikt voor deze nieuwe manier van werken. Een grote verbouwing, of het betrekken van een moderner kantoorpand en het aanpassen van de ICT zijn veelal onontkoombaar. En dat brengt een niet gering kostenplaatje met zich mee!

GEïNTEGREERDE AANPAK.
Wie met het opzetten van flexplekken wil beginnen zal drie aandachtsgebieden moeten analyseren :

- de organisatie

- de automatisering

- bijbehorende faciliteiten.

Het is belangrijk dat alle medewerkers achter het idee gaan staan.

Het vraagt een zorgvuldig onderzoek, door gesprekken te voeren met de betrokkenen. Welke kansen liggen er en levert de flexaanpak eigenlijk wel winst op? Welke weerstanden moeten overwonnen worden?
Het is belangrijk dat sleutelfiguren in het bedrijf vroegtijdig geinformeerd worden en er achter staan. 
Zij weten veel van de dagelijkse bedrijfsprocessen en kunnen het benodigde draagvlak creëren.

EISEN AAN DE FLEXWERKPLEK

De flexwerkplek moet ergonomisch zijn ingericht. Hij kan bestaan uit de volgende onderdelen:
- een stoel die aan de ARBO-eisen voldoet.
- een bureautafel die gemakkelijk in hoogte verstelbaar is van 62 tot 82 cm; de ingestelde hoogte moet afleesbaar zijn.
- een flexibele monitor arm, zodat het beeldscherm gemakkelijk te verstellen is. Het beeldscherm moet ook eenvoudig op een laptopcomputer aan te sluiten zijn.
- een toetsenbord en een standaardmuis die beide eenvoudig op een laptopcomputer zijn aan te sluiten;
- Desgewenst een een voetensteunvlak van ten minste 30 x 40 cm groot; hoogte en hellingshoek moeten instelbaar zijn;
- Indien benodigd, een A3-documenthouder, waarvan de hellingshoek eenvoudig verstelbaar is.
Voor de ruimte waar de flexwerker werkt, gelden de volgende wensen:
- Elke flexwerker heeft nabij de werkplek een opbergmogelijkheid voor documenten en persoonlijke spullen; een andere mogelijkheid is dat elke flexwerker de beschikking heeft over een verrijdbare of draagbare opbergmogelijkheid (trolly of flexkoffer);
- Bij elke flexwerkplek is een opbergmogelijkheid voor trollies of flexkoffers (als die worden gebruikt).
- Voor alle flexplekken geldt een ’clean desk policy’: medewerkers mogen op een flexwerkplek niets achterlaten.
- Medewerkers kunnen telefonisch een flexwerkplek reserveren.

ARBO-eisen.

Mensen verschillen in lengte. Omdat de bueaus daarom soms elke dag opnieuw op hoogte moeten worden ingesteld, is de aanschaf van traploos verstelbare bureaus (met slinger, gaslift of electromotor) gewenst.

Meer info over instelbare- en verstelbare bureaus, vindt u hier.

Verstelbare bureau's zijn echter veel duurder dan de instelbare bureaus.
De grotere vrijheid en zelfstandigheid van de werknemers door het zelf uitkiezen en (deels) inrichten van een tijdelijke werkplek wordt door velen wel gewaardeerd. Ook de vaak luxe inrichting van flexkantoren wordt positief beoordeeld. Een belangrijk voordeel is het zelf kunnen regelen van zaken die de professionaliteit en functionaliteit van de werkplek ten goede komen. Nadelen zijn dat de job toch niet past bij de flexplek, het gebrek aan privacy en het verlies van productiviteit t.g.v. soms onvoldoende vrije flexplekken.

Net als alle andere werkplekken vallen flexplekken ook onder de ARBO-wet. Dat betekent dat er een risico-inventarisatie (RIE) gemaakt moet worden. Als flexplekken voor veel wisselende werkzaamheden benut gaan worden, kunnen hierover problemen t.a.v. de gestelde ARBO-eisen ontstaan. Daar komen verder nog problemen als aangepast meubilair en voorzieningen voor gehandicapten bij.
Een alternatief is het gedeeltelijk met flexwerkplekken ingerichte kantoor. Een aantal mensen behoudt hierbij een vaste werkplek. Alleen deeltijd werkers en mensen met een mobiele functie delen de flexwerkplekken

GEGEVENS UITWISSELING.
De ICT vormt de basis voor het toekomstige flexplek-netwerk. Is de automatisering wel up-to-date, is er voldoende capaciteit voor flexibel werken en kan de dienstverlening worden aangepast naar wens van de steeds wisselende werknemers per flexplek? Kan de benodigde informatie (gegevensbeheer) wel voldoende gedigitaliseerd worden om in een flexplek-omgeving te floreren?

AANDACHTSPUNTEN
Kijk ook naar zaken als het gebouw, kantoormeubilair, werkomgeving en parkeergelegenheid/ bereikbaarheid van het pand.

Slechts weinig gebouwen zijn op voorhand geschikt voor flexwerken, zodat nieuwe ontwerpen en ingrijpende verbouwingen nodig zijn. De werkomgeving dient aan de eerder gestelde ergonomische en privacy-eisen te voldoen en de hoeveelheid wissel-parkeerplaatsen en de bereikbaarheid van het gebouw mogen geen storende factor worden.
Het management blijkt zich nogal eens op de benodigde investeringen te verkijken.
Het inrichten van een flexpand kan wel lonen, mits aan de voorwaarden van passend werk, juiste inrichting en optimale ICT-ondersteuning wordt voldaan. In veel gevallen kan het intensiveren van werkplek-gebruik echter meer opleveren en dat is een stuk goedkoper.